תהליך אפיון חוויית משתמש (UX) נכון מתחיל בהבנה עמוקה של צרכי הלקוח. לצורך כך, יש לבצע איסוף מידע מקדים על אודות הלקוח: ללמוד באיזו סביבה הוא עובד, מהן מטרותיו העסקיות ולאסוף את כל חומרי הגלם הנדרשים להבנת המוצר. בסוף שלב זה, מופק בריף לקוח מפורט, המשקף את היעדים האסטרטגיים של המוצר. חשוב לבצע את תהליך אפיון צרכי הלקוח מול גורם מוסמך בארגון, שיכול לספק ראייה מרחבית ולייצג את האינטרסים השונים של הארגון.
לאחר שהפקנו בריף לקוח מפורט, בו הוגדרו מטרותיו העסקיות של המוצר, עלינו לצאת לשלב ניתוח השוק - מחוץ לארגון. לפני שאנו ממהרים "להמציא את הגלגל", עלינו לבצע מחקר מתחרים מעמיק ולבחון היטב את המתחרים השונים בארץ ובחו"ל, על-פני הפלטפורמות הדיגיטליות השונות (דסקטופ, מובייל וכיו"ב). עם סיום תהליך איסוף הנתונים, מגיע שלב הסקת המסקנות - שלב זה מתבצע בהתאם לבריף הלקוח ורק לאחריו נתחיל לתכנן את אתר האינטרנט/האפליקציה.
התהליך המשמעותי הראשון שעלינו לבצע במסגרת תכנון האפליקציה או האתר הוא תכנון ארכיטקטורת המידע. מדובר בתהליך של תכנון מבנה לוגי, המאפשר למשתמש להשיג את מטרותיו ביעילות ובקלות. ארכיטקטורת המידע היא השילוב בין סידור המידע, תיוג המידע ותהליכי הניווט במוצר. מיון המידע מתבצע באופן המאפשר למשתמש לאתר את המידע הרלוונטי בפשטות, כאן נעשה שימוש בעקרונות וכללים אינטואיטיביים, המוכרים למשתמשים.
לאחר תהליך מחקר המשתמשים והגדרת קהלי היעד, אנו מגדירים "פרסונות" לשימוש במוצר. פרסונות הן אוסף מצומצם של דמויות אנושיות, להן אנו מעניקים שם, פרטים אישיים, תמונה ותיאור קצר של תסריט השימוש שלהם באפליקציה. הכוונה היא לכוון באופן המדויק ביותר לקהל היעד העיקרי, העתיד להשתמש במוצר, ולאו דווקא במקרי הקצה. הפרסונות מאפשרות לנו להתחבר למשתמשים ע"י סיפורים מוחשים והגיוניים, המדמים את הצורך של קהל היעד במוצר, אופן השימוש במוצר, הקשיים הצפויים בו וכו'.
סקיצה (באנגלית Sketch) היא הדמיה של המוצר על-גבי נייר, אותה ניתן ליצור בקלות ע"י עיפרון, מחק ונייר בלבד. יצירת הסקיצה מאפשרת לנו להמחיש את האפיון לממשק דינאמי, עליו ניתן לפתח שיח. הסקיצות מאפשרות לנו להתנסות ברעיונות חדשים ולבדוק האם הם עובדים, עוד בטרם השקעת הזמן בעיצוב ובפיתוח של הממשקים – באופן זה, ניתן לוודא שאנו מכוונים למטרה ולא מבזבזים זמן ומשאבים מיותרים.
המוק-אפ הוא הדגם הפיתוחי הראשון (האב-טיפוס) לבדיקה והוכחת היתכנות המוצר (PoC). המוק-אפ מאפשר ללקוחות להתנסות במוצר, עוד לפני פיתוחו, ולחוות את הפונקציונאליות הבסיסית ביותר והניווט במוצר. לאחר שיש ברשותנו מוק-אפים, ניתן לבצע בדיקות שמישות. בדיקות שמישות (Usability Testing) הינן בדיקות חיוניות ביותר, המפגישות את המוצר עם משתמשים קיימים או פוטנציאלים. הן יכולות להיעשות במעבדה ייעודית לבדיקות שמישות או בצורה מרוחקת (Remote Testing). בסוף התהליך מוגש דו"ח שמישות, המאפשר למידה והפקת לקחים.
בעלי המוגבלויות בישראל מהווים 25% מתוך כלל האוכלוסיה, מדובר בפלח לא קטן שיש לקחת בחשבון לפני שמתחילים לאפיין את חוויית המשתמש. מעבר לעובדה שקיים בישראל חוק המחייב כל אתר להיות נגיש, מדובר במספר בלתי מבוטל של לקוחות פוטנציאלים שלא ניתן להתעלם מקיומו. כמובן שברגע שמתבצעת הנגשה לבעלי מוגבלויות, חוויית המשתמש לכל לקוחות הקצה, בין אם מוגבלים ובין אם לא, הופכת פשוטה ויעילה יותר.
הקונספט הגרפי הינו התוצר הסופי והאחרון של תהליך אפיון חוויית המשתמש. מדובר בשלב בו יוצרים את השפה הויזואלית שתלווה את המוצר בפלטפורמות הדיגיטליות השונות. בשלב זה יוגדרו הצבעים, האייקונים, התמונות ולמעשה, כל החומרים הגרפיים ההכרחיים לעיצוב ממשק המשתמש (UI) הסופי. חוויית המשתמש (UX) היא למעשה התהליך הכולל, שבסופו מתקבל התוצר הסופי (UI). בסוף התהליך, מוגשים חיתוכים של כל המסכים והחומרים הגרפיים לצוות הפיתוח.
